POLITYKA PRYWATNOŚCI

APLIKACJI EXACT PEOPLE

II. Informacje o Przetwarzaniu Danych Osobowych Użytkownika

I. Wstęp

1. Postanowienia ogólne

Niniejsza Polityka Prywatności dotyczy przetwarzania Danych Osobowych Użytkowników Aplikacji Exact People.

Administrator szanuje prawo do prywatności Użytkowników Aplikacji. W szczególności dba o ochronę ich Danych Osobowych oraz stosuje odpowiednie rozwiązania organizacyjne i techniczne zapobiegające ingerencji w prywatność Użytkowników przez osoby trzecie. Działania Administratora są ukierunkowane na zagwarantowanie Użytkownikowi poczucia pełnego bezpieczeństwa.

Korzystanie z Aplikacji oznacza, że Użytkownik akceptuje warunki Regulaminu określającego zasady funkcjonowania oraz potwierdza, że zapoznał się z Polityką.

W Aplikacji mogą zostać umieszczone linki odsyłające do innych stron internetowych. Jako, że niniejsza Polityka dotyczy tylko Aplikacji Exact People, Użytkownik zobowiązany jest do każdorazowego zapoznania się z polityką prywatności lub regulaminem obowiązującym na stronie internetowej, do której Użytkownik przeszedł za pomocą linka odsyłającego.

2. Definicje

2.1. Administrator i Usługodawca - EXACT SYSTEMS sp. z o.o., ul. Ferdynanda Focha 53/5, 42-200 Częstochowa (KRS: 0000729296, NIP: 5272849887),.

2.2. Aplikacja - aplikacja mobilna Exact People, której pobranie możliwe jest w Google Play oraz App Store, za pomocą której Usługodawca oferuje Użytkownikom Usługi.

2.3. Usługi świadczone drogą elektroniczną – usługi świadczone przez Usługodawcę, polegające na zapewnieniu dostępu do funkcjonalności Aplikacji, za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, którym posługuje się Użytkownik.

2.4. Umowa na przedstawianie Użytkownikowi ofert świadczenia zleceń lub pracy tymczasowej lub ofert pracy - umowa zawarta miedzy Usługodawcą a Użytkownikiem, zawarta w wyniku akceptacji przez Użytkownika Regulaminu Usługi.

2.5. E-umowa: elektroniczna umowa zawierana za pomocą Aplikacji między Partnerem a Użytkownikiem na świadczenie zlecenia;

2.6. Partnerzy oznacza podmioty wchodzące w skład Grupy Exact Systems oraz wszystkie spółki i inne podmioty zależne od Administratora oraz podmioty kapitałowo lub osobowo powiązane z Administratorem, jak również podmioty zależne kapitałowo lub osobowo powiązane z pozostałymi spółkami wchodzącymi w skład Grupy Exact Systems; tym pojęciem objęte są również podmioty przyszłe, które dopiero powstaną lub zostaną przejęte lub zostaną wyodrębnione, lub które staną się kapitałowo lub osobowo powiązane z Administratorem lub innymi spółkami z Grupy Exact Systems, których aktualna lista znajduje się na https://exactsystems.pl/grupa-kapitalowa;

2.7. Użytkownik - każda osoba korzystająca z Aplikacji;

2.8. RODO - Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE

II. Informacje o Przetwarzaniu Danych Osobowych Użytkownika

1. Administrator Danych Osobowych Użytkownika

Administratorem Danych Osobowych przetwarzanych w związku z korzystaniem z Aplikacji jest Exact Systems sp. z o.o. z siedzibą w Częstochowie (42-200) przy ul. Focha 53/5, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego przez Sąd Rejonowy w Częstochowie, XVII Wydział Gospodarczy, pod numerem KRS 0000729296, NIP 5272849887, REGON 380045465.

2. Zakres przetwarzanych Danych Osobowych

Zakres przetwarzanych danych osobowych zależy od sposobu korzystania z Aplikacji oraz zakresu wykorzystywanych Usług. Dane osobowe, które będą niezbędne do korzystania z danej usługi Aplikacji oznaczone są gwiazdką.

3. Obowiązek podania Danych Osobowych

Podanie Danych Osobowych niezbędnych do korzystania z Aplikacji jest dobrowolne, ale ich niepodanie uniemożliwi korzystnie z Aplikacji lub jej funkcjonalności.

Podanie pozostałych Danych Osobowych jest dobrowolne.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania Dane Osobowych

Administrator przetwarza Dane Osobowe w następujących celach:

a) zawarcia e-umowy, wypowiedzenia lub aneksowania e-umowy oraz niezbędnej komunikacji w sprawach dotyczących e-umowy;

podstawą prawną przetwarzania danych jest:

· niezbędność do zawarcia e-umowy [art. 6 ust. 1 lit. b RODO];

· wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na Administratorze w związku z zawarciem i wykonaniem e-umowy [art. 6 ust. 1 lit. c RODO];

· prawnie uzasadniony interes Administratora, który polega na ochronie przed roszczeniami oraz dochodzenie własnych roszczeń w związku z zawartą E-umową (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);

b) przedstawiania Użytkownikowi ofert świadczenia usług oraz ofert pracy, uwzględniających podane przez użytkownika dane;

podstawą prawną przetwarzania jest niezbędność do wykonania umowy na świadczenie usługi drogą elektroniczną, polegającej na przedstawianiu ofert (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);

c) personalizacji konta Użytkownika poprzez możliwość dodania zdjęcia zawierającego wizerunek Użytkownika;

podstawą prawną przetwarzania jest zgoda, rozumiana jako dobrowolne dodanie do Aplikacji przez Użytkownika jego zdjęcia (art. 6 ust. 1 lit. a RODO);

d) zapewnieniu należytego poziomu świadczonych Usług, co obejmuje: zarządzanie Aplikacją, zapewnienie bezpiecznego korzystania z Aplikacji;

podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);

e) kierowania do Użytkownika treści handlowych i marketingowych;

podstawą prawną przetwarzania jest zgoda Użytkownika (art. 6 ust. 1 lit. a RODO);

f) w celu ustalenia i dochodzenia roszczeń lub obrony przed nimi w związku z korzystaniem przez Użytkownika z Aplikacji

podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust.1 lit f RODO).

5. Czas przetwarzania Danych Osobowych

Okres przetwarzania danych osobowych uzależniony jest od celu przetwarzania i tak odpowiednio dla celu wskazanego w punkcie 4:

· a): przez wynikający z przepisów prawa okres, w jakim Administrator ma obowiązek przechowywania dokumentacji zawierającej dane osobowe, wynoszący:

o w przypadku ucznia lub studenta - 5 lat licząc od końca roku podatkowego, w którym upłynął termin płatności podatku;

o w pozostałych przypadkach - 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym umowa zlecenia uległa rozwiązaniu lub wygasła;

· b): do czasu zakończenia umowy na świadczenie Usługi przedstawiania ofert (zakończenie umowy jest opisane w Regulaminie Usługi);

· c): przez cały okres korzystania z Aplikacji;

· d): przez cały okres korzystania z Aplikacji;

· e): do czasu wycofania zgody;

· f): do czasu przedawnienia roszczeń.

Po upływie okresu przetwarzania Dane Osobowe są usuwane.

6. Odbiorcy Danych Osobowych

Dane Osobowe Użytkowników będą udostępniane podmiotom świadczącym usługi na rzecz Administratora i w jego imieniu, w szczególności w zakresie usług IT, prawniczych, marketingowych, usług analitycznych, archiwizacji, doradczych oraz spółkom wchodzącym w skład grupy kapitałowej Exact Systems sp. z o.o. w związku z realizacją wewnętrznych celów administracyjnych.

Administrator udostępni te dane na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych lub innego instrumentu prawnego zgodnie z RODO.

7. Przekazywanie Danych Osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Dane osobowe nie będą przekazywane do Państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.

8. Podejmowanie decyzji w sposób zautomatyzowany

Administrator nie podejmuje decyzji w sposób zautomatyzowany i nie stosuje dowolnej formy zautomatyzowanego przetwarzania danych osobowych, które polega na wykorzystaniu danych osobowych do oceny niektórych czynników osobowych osoby fizycznej, w szczególności do analizy lub prognozy aspektów dotyczących efektów pracy tej osoby fizycznej, jej sytuacji ekonomicznej, zdrowia, osobistych preferencji, zainteresowań, wiarygodności, zachowania, lokalizacji lub przemieszczania się.

9. Skąd pochodzą dane osobowe?

Dane osobowe pochodzą bezpośrednio od osób, których dotyczą.

III. Prawa Użytkownika

1. Prawo dostępu

Użytkownik w każdej chwili ma prawo do uzyskania informacji czy i jakie jego Dane Osobowe przetwarza Administrator. Jeśli Administrator przetwarza jego Dane Osobowe, to Użytkownik może uzyskać do nich dostęp lub może zwrócić się do Administratora z prośbą o kopię Danych Osobowych podlegających przetwarzaniu. Pierwsza kopia Danych Osobowych jest bezpłatna, wydanie kolejnych kopii może podlegać opłacie.

2. Prawo do sprostowania Danych Osobowych

Użytkownik może w każdej chwili żądać od Administratora niezwłocznego sprostowania dotyczących go Danych Osobowych, które są nieprawidłowe lub niekompletne.

3. Prawo do ograniczenia przetwarzania Danych Osobowych

Użytkownik w każdej chwili może żądać ograniczenia przetwarzania jego Danych Osobowych przez Administratora. O ile żądanie będzie uzasadnione, Administrator będzie mógł dalej jedynie przechowywać te Dane Osobowe. Podjęcie jakichkolwiek operacji innych niż przechowywanie będzie wymagało odrębnej zgody, chyba że przetwarzanie jest niezbędne z uwagi na ochronę roszczeń lub praw innej osoby lub z uwagi na ważne przesłanki interesu publicznego.

4. Prawo do przenoszenia Danych Osobowych

Jeśli Dane Osobowe Użytkownika są przetwarzane w sposób zautomatyzowany na podstawie zgody Użytkownika lub w związku z realizacją Umowy to Użytkownik może w każdej chwili wystąpić do Administratora z wnioskiem o otrzymanie jego Danych Osobowych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego. Na żądanie Użytkownika Dane Osobowe zostaną przesłane przez Administratora innemu administratorowi wskazanemu przez Użytkownika, jeśli będzie to technicznie możliwe.

5. Prawo do usunięcia Danych Osobowych (tzw. prawo do bycia zapomnianym)

Użytkownik ma prawo żądania od Administratora niezwłocznego usunięcia dotyczących go Danych Osobowych, a Administrator, jeśli zachodzi jedna z podstaw wskazanych w art. 17 RODO, ma obowiązek bez zbędnej zwłoki je usunąć.

6. Prawo do sprzeciwu

Jeśli Administrator przetwarza Dane Osobowe Użytkownika na podstawie prawnie uzasadnionego interesu, to Użytkownik może w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec tego przetwarzania.

7. Prawo do cofnięcia zgody

Użytkownik może wycofać wyrażoną na przetwarzanie Danych Osobowych zgodę w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie wpływa jednak na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na jej podstawie przed jej wycofaniem.

8. Prawo do wniesienia skargi

Użytkownikowi przysługuje prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Administrator zaleca w pierwszej kolejności zwrócić się z wątpliwościami bezpośrednio do niego.

9. W jaki sposób Użytkownik może kontaktować się z Administratorem i realizować swoje prawa?

Kierując żądanie do Administratora Użytkownik powinien uczynić to w taki sposób, aby jednoznacznie można ustalić czego dotyczy żądanie, tj. w szczególności:

a) z jakiego uprawnienia chce skorzystać Użytkownik;

b) jakiego procesu przetwarzania dotyczy żądanie.

Jeżeli Administrator nie będzie w stanie zidentyfikować osoby składającej wniosek na podstawie dokonanego zgłoszenia, zwróci się do Użytkownika o podanie dodatkowych informacji.

Odpowiedź na zgłoszenie powinna zostać udzielona w ciągu miesiąca od jego otrzymania. W razie konieczności przedłużenia tego terminu Administrator informuje wnioskodawcę o przyczynach przedłużenia.

We wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych Użytkownika oraz realizacji praw związanych z przetwarzaniem tych danych Użytkownik może kontaktować się z wyznaczonym przez Administratora Inspektorem Ochrony Danych:

a) w formie pisemnej na adres: Exact Systems sp. z o.o., ul. Focha 53/5, 42-200 Częstochowa z dopiskiem – Polityka Prywatności Exact People;

b) drogą e-mailową na adres: odo.exs@exactsystems.com.

IV. Zmiany Polityki Prywatności

Administrator Danych Osobowych oświadcza, że niniejsza Polityka Prywatności jest na bieżąco weryfikowana i w razie potrzeby aktualizowana. Aktualna wersja Polityki Prywatności obowiązuje od dnia 15.03-2021.

Stosownie do potrzeb Administrator może zmieniać i uzupełniać Politykę Prywatności. O zmianach lub uzupełnieniach Użytkownicy zostaną poinformowani.