KLAUZULA INFORMACYJNA dotycząca przetwarzania danych osobowych przez Exact Systems sp. z o.o.

w związku z zawarciem umowy zlecenia

1.        Kto jest Administratorem Pani/Pana danych osobowych?

Administratorem danych osobowych jest EXACT SYSTEMS sp. z o.o. ul. Ferdynanda Focha 53/5, 42-200 Częstochowa (KRS: 0000729296).

2.        W jakich celach Administrator będzie przetwarzał Pani/Pana dane osobowe?

Dane osobowe przetwarzane będą w następujących celach:

a)       zawarcia i realizacji umowy zlecenia - podstawą prawną jest niezbędność przetwarzania do wykonania zawartej umowy zlecenia [art. 6 ust. 1 lit. b Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/697 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej RODO];

b)        wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze w związku z zawarciem i realizacją umowy [art. 6 ust. 1 lit. c RODO];

c)        skierowania na badania medycyny pracy i przechowywania orzeczenia lekarskiego w sytuacji gdy Administrator uzna, że przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązków Administratora w dziedzinie prawa pracy, w postaci obowiązku zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy dla zleceniobiorców;

d)        wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora lub przez stronę trzecią, za które Administrator uznaje w szczególności:

                          i.     ochronę przed roszczeniami oraz dochodzenie własnych roszczeń przez Administratora;

                         ii.     zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków wykonywania umowy zlecenia;

                       iii.     zapewnienie realizacji zawartej przez Administratora umowy o współpracy z Klientem – w tym celu będą udostępniane jedynie te dane osobowe, które są niezbędne do realizacji konkretnej umowy o współpracy z Klientem;

                       iv.     realizację marketingu własnego oraz działań promujących działalności i działania podejmowane przez Administratora;

e)        przekazywania w formie elektronicznej lub telefonicznej dokumentów i informacji związanych z zawartą umową zlecenia, celem uproszczenia komunikacji oraz dostępności do dokumentów i informacji związanych z niniejszą umową zlecenia na adres Pani/Pana poczty elektronicznej lub numer telefonu – jeżeli zostanie wyrażona przez Panią/Pana dobrowolna zgoda.

3.        Przez jaki okres Administrator będzie przetwarzał Pani/Pana dane osobowe?

Okres przetwarzania danych osobowych uzależniony jest od celu przetwarzania przez Administratora i tak odpowiednio dla celu:

a)        wskazanego w pkt 2 lit. a) – przez wynikający z przepisów prawa okres, w jakim Administrator ma obowiązek przechowywania dokumentacji zawierającej dane osobowe, wynoszący:

                          i.     jeśli jest Pani/Pan uczniem lub studentem - 5 lat licząc od końca roku podatkowego, w którym upłynął termin płatności podatku;

                         ii.     lub jeśli nie jest Pani/Pan uczniem lub studentem - 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym umowa zlecenia uległa rozwiązaniu lub wygasła;

b)        wskazanego w pkt 2 lit. b) - przez wynikający z przepisów prawa okres, w jakim Administrator ma obowiązek przechowywania dokumentacji zawierającej Pani/Pana dane osobowe;

c)        wskazanego w pkt 2 lit. c) - przez okres 10 lat licząc od dnia rozwiązania/wygaśnięcia umowy zlecenia;

d)        wskazanego w pkt. 2 lit. d) i. – przez okres czasu odpowiadający okresowi przedawnienia roszczeń, jakie może podnosić Administrator i jakie mogą być podnoszone wobec Administratora;

e)        wskazanego w pkt. 4 lit. d) ii. - przez okres 10 lat licząc od dnia rozwiązania/wygaśnięcia umowy zlecenia;

f)         wskazanego w pkt. 4 lit d) iii. oraz iv. – przez okres 6 miesięcy licząc od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia umowy zlecenia, chyba że odpowiednie przepisy stanowią inaczej;

g)        wskazanego w pkt 4 lit e) – do czasu odwołania wyrażonej zgody, jednak nie dłużej niż przez okres 3 lat licząc od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia umowy zlecenia.

4.        Kto jest odbiorcą Pani/Pana danych osobowych?

Odbiorcami danych osobowych będą podmioty: medyczne realizujące dla Administratora usługi z zakresu badań wstępnych oraz badań okresowych, świadczące usługi  z zakresu szkoleń bhp, zajmujące się zawieraniem i obsługą umów cywilnoprawnych, świadczące usługi z zakresu IT, odpowiedzialne za procesy zawierania umów oraz dochodzenie i obronę przed roszczeniami (m.in. doradcy, prawnicy), klienci Administratora, dostawcy towarów oraz usług dla Administratora, spółki wchodzące w skład grupy kapitałowej Exact Systems sp. z o.o.

5.        Jakie prawa przysługują Pani/Panu w związku z przetwarzaniem przez Administratora Pani/Pana danych osobowych?

a)        dostępu do treści swoich danych oraz ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania;

b)        przenoszenia danych;

c)        wniesienia sprzeciwu (dotyczy przetwarzania danych w oparciu o prawnie uzasadniony interes);

d)        wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (na adres Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), jeżeli uzna Pani/Pan, iż przetwarzanie danych osobowych jest niezgodne z prawem;

e)        w przypadku danych osobowych, które są przetwarzane na podstawie zgody ma Pani/Pan prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie – cofnięcie przez Panią/Pana zgody nie wpływa jednak na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

6.        Czy Administrator będzie przekazywał Pani/Pana dane osobowe do Państwa trzeciego/organizacji międzynarodowej?

Dane osobowe nie będą przekazywane do Państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.

7.        W jaki sposób Administrator podejmuje decyzje?

Administrator nie podejmuje decyzji w sposób zautomatyzowany i nie stosuje dowolnej formy zautomatyzowanego przetwarzania danych osobowych, które polega na wykorzystaniu danych osobowych do oceny niektórych czynników osobowych osoby fizycznej, w szczególności do analizy lub prognozy aspektów dotyczących efektów pracy tej osoby fizycznej, jej sytuacji ekonomicznej, zdrowia, osobistych preferencji, zainteresowań, wiarygodności, zachowania, lokalizacji lub przemieszczania się.

8.        Czy ma Pani/Pan obowiązek podania Administratorowi swoich danych osobowych?

Podanie wszystkich danych osobowych z umowy zlecenia jest dobrowolne, przy czym jest warunkiem zawarcia umowy.

9.        Skąd Administrator uzyskał Pani/Pana dane osobowe?

Dane pochodzą bezpośrednio od Pani/Pana.

10.     W jaki sposób może Pani/Pan się skontaktować z Inspektorem Ochrony Danych?

W sprawach związanych z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych, w szczególności jeśli ma Pani/Pan jakiekolwiek wątpliwości dotyczące przetwarzania Pani/Pana danych osobowych, chciałaby Pani/Pan dowiedzieć się więcej w sprawie przetwarzania przez Administratora Pani/Pana danych osobowych lub chciałaby Pani/Pan skorzystać z przysługujących praw, prosimy o kontakt z wyznaczonym przez Administratora Inspektorem Ochrony Danych pod adresem:

a)     EXACT SYSTEMS, ul. Focha 53/5, 42-200 Częstochowa (z dopiskiem IOD);

b)     adres mailowy: [email protected]